Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών Παραβιάσεων

1.ΣΚΟΠΟΣ & ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Η παρούσα Πολιτική της ΙΑΜΕΞ Α.Ε. αποσκοπεί στη δημιουργία ενός συστήματος εσωτερικής αναφοράς παραβιάσεων των κανόνων δικαίου της Ε.Ε., στην προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις και στην οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών.

Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται σε πρόσωπα που αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο εργασιακό πλαίσιο, ήτοι:
α) στους εργαζόμενους της Εταιρείας, ανεξάρτητα απ’ το είδος της σύμβασης που τους συνδέει με την Εταιρεία, 
β) στους πάσης φύσεως συνεργάτες, στο πλαίσιο συμβάσεων έργου, ανεξάρτητων υπηρεσιών, έμμισθης εντολής,
γ) στους μετόχους και στα πρόσωπα που μετέχουν στο Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας,
δ) στα πρόσωπα των οποίων η σχέση εργασίας έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, και πρόσωπα των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.

2.ΑΡΜΟΔΙΟΙ

2.1. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ)

3.ΓΕΝΙΚΑ

H παρούσα Πολιτική είναι προσαρμοσμένη στις αρχές της Ευρωπαϊκής Οδηγίας 2019/1937 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις, η οποία ενσωματώθηκε στην εθνική έννομη τάξη με τον νόμο 4990/2022 καθώς και στις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές που έχουν αναπτυχθεί για τις εσωτερικές αναφορές.

Η  Πολιτική εφαρμόζεται για την προστασία προσώπων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν:

α) παραβιάσεις πράξεων των κανόνων δικαίου της Ε.Ε., κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στο Μέρος Ι του Παραρτήματος του Ν.4990/2022, καθώς και πράξεων που τυχόν εκδοθούν στη συνέχεια αυτών ως δευτερογενείς πράξεις, στους τομείς: i) των δημόσιων συμβάσεων, ii) των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, iii) της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων, iv) της ασφάλειας των μεταφορών, v) της προστασίας του περιβάλλοντος, vi) της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, vii) της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, viii) της δημόσιας υγείας, ix) της προστασίας των καταναλωτών, x) της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών, 
β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.), ήτοι περιπτώσεις απάτης ή οποιασδήποτε άλλης παράνομης δραστηριότητας κατά των οικονομικών συμφερόντων της Ε.Ε., και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα, 
γ) παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, ήτοι τον χώρο της Ε.Ε. μέσα στον οποίο εξασφαλίζεται η ελεύθερη κυκλοφορία των εμπορευμάτων, των προσώπων, των υπηρεσιών και κεφαλαίων, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών

4.ΟΡΙΣΜΟΙ

4.1. Στην παρούσα Πολιτική, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

α. «Αναφορά»: η παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις της παρούσας προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της Εταιρείας. 
β. «Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας. 
γ. «Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε αναφορά, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο εργασιακό πλαίσιο. 
δ. «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με αναφορά. 
ε. «Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
στ. «Ενημέρωση»: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής. 
ζ. «Εργασιακό πλαίσιο»: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες στην Εταιρεία, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν. 
η. «Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής της παρούσας. 
θ. «Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις»: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στην Εταιρεία, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων. 
ι. «Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών» ή «Υ.Π.Π.Α.»: ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας, τα καθήκοντα του οποίου ανατίθενται στον επικεφαλής της Βασικής Λειτουργίας Κανονιστικής Συμμόρφωσης.

5.ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ  

5.1. Ο Υ.Π.Π.Α. αναλαμβάνει την αρμοδιότητα διαχείρισης του συστήματος εσωτερικής και εξωτερικής αναφοράς παραβιάσεων ενωσιακού δικαίου, που τηρείται και εφαρμόζεται στην Εταιρεία, σύμφωνα με τις επιταγές του άρθρου 9 ν. 4990/2022.

5.2. Συγκεκριμένα, ο Υ.Π.Π.Α. αναλαμβάνει τις εξής αρμοδιότητες:

α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός της Εταιρείας και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο της,
β) παραλαμβάνει αναφορές, είτε αυτές υποβάλλονται γραπτώς είτε προφορικώς είτε μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας, σχετικά με τις παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022,
γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,
δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθούν της αναφοράς τα αρμόδια όργανα της Εταιρείας ή οι αρμόδιοι κατά περίπτωση φορείς, ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία, και αληθή υποτιθέμενα, στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον αναφέροντα, ο οποίος, αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας, η οποία, ως εξωτερικός δίαυλος, ασκεί τις αρμοδιότητες του άρθρου 12 ν. 4990/2022,
ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση -σε αυτή- σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,
στ) παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,
ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες, από τη βεβαίωση παραλαβής, ή, αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς,
η) παρέχει σαφείς κι εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στην Εταιρεία και
ι) μεριμνά ούτως ώστε η άσκηση των καθηκόντων του ως Δικηγόρου στην Εταιρεία να μη διακινδυνεύει την ανεξαρτησία του ως Υ.Π.Π.Α. και να μην δημιουργεί σύγκρουση συμφερόντων, σε σχέση με τις ανωτέρω αναφερόμενες αρμοδιότητες.
ια) Τηρεί σχετικό αρχείο αναφορών.

5.3. Ο Υ.Π.Π.Α. αναλαμβάνει την γενική υποχρέωση να: α) ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα, β) σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του, γ) απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.

5.4. Ως Υ.Π.Π.Α. έχει οριστεί από την Εταιρεία για τρία (3) ημερολογιακά έτη, ήτοι από την 10η Οκτωβρίου 2024 μέχρι την 9η Οκτωβρίου 2027 ο/η κα Μαρία Χρονάκη.

6.ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

6.1. H Εταιρεία καθιερώνει εύκολα προσβάσιμους διαύλους αναφορών, ενθαρρύνει την υποβολή αναφοράς περιστατικών που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και εγγυάται ότι όλες οι αναφορές που λαμβάνονται αντιμετωπίζονται με εχεμύθεια. 
6.2. Οι τρόποι υποβολής των αναφορών είναι οι εξής: α) εγγράφως, μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση compliance@iamex.gr ή β) εγγράφως, μέσω αποστολής ταχυδρομικής επιστολής προς τον Υ.Π.Π.Α. της Εταιρείας στη διεύθυνση Αχαΐας  αριθμός 5, Νέα Κηφισιά, ΤΚ. 144 64, ή γ) προφορικώς, μέσω τηλεφώνου στο +30 210 6298412 ή άλλου συστήματος τηλεφωνικών μηνυμάτων, καθώς και προσωπικής συνάντησης με τον Υ.Π.Π.Α. εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, κατόπιν αίτησης του αναφέροντος
6.3. Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων, επιτρέπεται η καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί. Ο Υ.Π.Π.Α. έχει το δικαίωμα να τεκμηριώσει την προφορική υποβολή αναφοράς είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τη μεταγραφή της συνομιλίας, υπογράφοντάς την. 
6.4. Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων χωρίς καταγραφή της συνομιλίας, ο Υ.Π.Π.Α. έχει το δικαίωμα να τεκμηριώσει την προφορική υποβολή αναφοράς με τη μορφή επακριβών πρακτικών της συνομιλίας, τα οποία συντάσσει, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.
6.5. Όταν ένα πρόσωπο ζητήσει συνάντηση με τον Υ.Π.Π.Α., για να υποβάλει αναφορά, με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, τηρούνται πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με ακριβή πρακτικά της συνάντησης, που συντάσσονται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνάντησης, υπογράφοντάς τα.
6.6. Σε όλες τις ανωτέρω περιστάσεις, εάν ο αναφέρων αρνηθεί να υπογράψει τα πρακτικά, ο Υ.Π.Π.Α. οφείλει να κάνει σχετική μνεία στο κείμενο του πρακτικού.
6.7. Οι αναφορές πρέπει να διέπονται από την αρχή της καλής πίστης εκ μέρους του αναφέροντος, δηλαδή ο αναφέρων να έχει βάσιμους λόγους που οδηγούν στην εύλογη πεποίθηση ότι οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.

7.ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Μόλις υποβληθεί οποιαδήποτε αναφορά, θα ακολουθείται η κατωτέρω διαδικασία διαχείρισης και διερεύνησης: Ο Υ.Π.Π.Α.: 1) Επιβεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα άμεσα και σε κάθε περίπτωση εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής. 2) Προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθούν της αναφοράς τα αρμόδια όργανα της Εταιρείας ή οι αρμόδιοι κατά περίπτωση φορείς, ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία, και αληθή υποτιθέμενα, στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον αναφέροντα, ο οποίος, αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας. Οδηγίες αναφορικά με τη διαδικασία υποβολής αναφοράς στην Ε.Α.Δ. βρίσκονται αναρτημένες στον διαδικτυακό της τόπο www.aead.gr. 3) Παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς. Δ) Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Αναφορών προτείνει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων, (β) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, (γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές ή/και διαδικασίες, (δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/ απόλυσης ή (ε) δικαστικές ενέργειες.

8.ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΤΟΥ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΑΝΑΦΕΡΟΜΕΝΟΥ

8.1. Ο αναφέρων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί τόσο για την παραλαβή της αναφοράς του (το αργότερο εντός 7 εργασίμων ημερών) όσο και για το αποτέλεσμα της διερεύνησης (το αργότερο εντός 3 μηνών).

8.2. Η ταυτότητα του αναφέροντα παραμένει εμπιστευτική. Κατ’ εξαίρεση, αν η Αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη, και εφόσον ο αναφερόμενος το αιτηθεί, μπορεί να ενημερωθεί για την ταυτότητα του αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του.

8.3. Τα άτομα τα οποία περιλαμβάνονται στις αναφορές έχουν το δικαίωμα να ενημερωθούν άμεσα για το παράπτωμα για το οποίο κατηγορούνται, για τα άτομα τα οποία έχουν πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στην αναφορά ή στην έκθεση και για το δικαίωμα να κληθούν σε απολογία.

9.ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΩΝ ΠΟΥ ΥΠΟΒΑΛΟΥΝ ΑΝΑΦΟΡΕΣ

9.1. Η Εταιρεία προστατεύει τους αναφέροντες παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και διασφαλίζει την μη ύπαρξη αντιποίνων. Στο πλαίσιο αυτό απαγορεύεται κάθε μορφής αρνητική συμπεριφορά/αντίποινα σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει αναφορά, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης. Απαγορεύονται, ιδίως, οι ακόλουθες μορφές αντιποίνων: α) παύση, απόλυση ή άλλα ισοδύναμα μέτρα, β) υποβιβασμός, παράλειψη ή στέρηση προαγωγής, γ) αφαίρεση καθηκόντων, αλλαγή τόπου εργασίας, μείωση μισθού, μεταβολή του ωραρίου εργασίας, δ) στέρηση κατάρτισης, ε) αρνητική αξιολόγηση επιδόσεων ή αρνητική επαγγελματική σύσταση, στ) επίπληξη, επιβολή πειθαρχικού ή άλλου μέτρου, περιλαμβανομένης χρηματικής ποινής, ζ) καταναγκασμός, εκφοβισμός, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, η) διάκριση ή άδικη αντιμετώπιση, θ) μη μετατροπή σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου σε αορίστου χρόνου, ι) μη ανανέωση ή πρόωρη καταγγελία σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου, ια) σκόπιμη βλάβη, περιλαμβανομένης προσβολής της φήμης, ιδίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ή οικονομική ζημία, περιλαμβανομένης επιχειρηματικής ζημίας και απώλειας εισοδήματος, ιβ) καταχώριση σε λίστα ανεπιθύμητων («μαύρη λίστα»), βάσει τομεακής ή κλαδικής επίσημης ή ανεπίσημης συμφωνίας, που μπορεί να συνεπάγεται ότι το πρόσωπο δεν πρόκειται να βρει θέση εργασίας στον τομέα ή στον κλάδο στο μέλλον, ιγ) πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ιδ) ανάκληση ή ακύρωση διπλώματος ή αδείας, ιε) παραπομπή για ψυχιατρική ή ιατρική παρακολούθηση, ιστ) άρνηση ή στέρηση παροχής εύλογων προσαρμογών σε άτομα με αναπηρία.

10.ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

10.1. Η Εταιρεία δια του Υ.Π.Π.Α τηρεί σχετικό αρχείο αναφορών, σύμφωνα με τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας, για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από την παρούσα, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.

11.ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑΣ

11.1. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του αναφέροντος, δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, ή να παρακολουθούν τις αναφορές, εκτός αν συγκατατεθεί σχετικά ο αναφέρων. Προς τον σκοπό αυτόν, ο Υ.Π.Π.Α. λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως τεχνικές ψευδωνυμοποίησης, κατά την παρακολούθηση της αναφοράς και την επικοινωνία με τις αρμόδιες αρχές.

11.2. Κατ’ εξαίρεση και μόνον, επιτρέπεται η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος, ως και κάθε άλλης σχετικής πληροφορίας, στις περιπτώσεις που απαιτείται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών, και εφόσον αυτή είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του παρόντος ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του αναφερομένου. Στις περιπτώσεις δε αυτές, τυχόν αποκαλύψεις γίνονται αφού προηγηθεί έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων, εκτός αν η ενημέρωση αυτή υπονομεύει τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες. Αδικαιολόγητη παράλειψη της ενημέρωσης συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα.

12.ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ

12.1. Οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο εφαρμογής της παρούσας, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής ή της διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από και προς τις αρμόδιες αρχές, πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, με την επιφύλαξη των ειδικότερων προβλέψεων της παρούσας και ειδικότερων ρυθμίσεων που αφορούν στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τις αρμόδιες αρχές.

12.2. Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, που λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο της παρούσας, διενεργείται για την εκπλήρωση της υποχρέωσης καθιέρωσης διαύλων αναφορών και λήψης των αναγκαίων μέτρων για την παρακολούθησή τους. Στην έννοια της ανωτέρω επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα υπάγεται, ιδίως, κάθε πληροφορία σχετική με παραβιάσεις στο πλαίσιο εσωτερικών και εξωτερικών αναφορών, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής ή/και της διαβίβασής τους. Επιτρέπεται η διαβίβαση στις αρμόδιες εποπτικές και ανακριτικές αρχές των πληροφοριών που διαλαμβάνονται στις αναφορές, οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά μέσα σε διοικητικές, αστικές και ποινικές έρευνες και διαδικασίες.

12.3. Υπό αυτήν την έννοια,  η Εταιρεία, αποτελεί, σύμφωνα με τον νόμο 4990/2022  και κατά τους ορισμούς της περί προσωπικών δεδομένων νομοθεσίας, Υπεύθυνο Επεξεργασίας.

12.4. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ώστε, κατά την υποβολή και την παρακολούθηση των αναφορών, να συλλέγονται τα απαραιτήτως αναγκαία και πρόσφορα για την επίτευξη των σκοπών του παρόντος δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία προφανώς δεν σχετίζονται με τον χειρισμό συγκεκριμένης αναφοράς, ή είναι υπερβολικά, δεν συλλέγονται, ή αν έχουν συλλεγεί τυχαία διαγράφονται αμελλητί.

12.5. Κατά παρέκκλιση της περ. Α' της παρ. 1 του άρθρου 5, των άρθρων 12 και 13, των παρ. 1 έως 4 του άρθρου 14 και του άρθρου 34 του Γ.Κ.Π.Δ. δεν παρέχεται σχετική ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στον αναφερόμενο και σε κάθε τρίτο πρόσωπο υπό την ιδιότητά του ως υποκειμένου των δεδομένων που κατονομάζεται στην αναφορά ή τα προσωπικά δεδομένα που προέκυψαν από μέτρα παρακολούθησης και ιδίως για την πηγή προέλευσης κατά την περ. στ' της παρ. 2 του άρθρου 14 του Γ.Κ.Π.Δ., κατ’ εφαρμογή της παρ. 5 του άρθρου 14 του Γ.Κ.Π.Δ., σε συνδυασμό με το άρθρο 23 του Γ.Κ.Π.Δ., για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται και εφόσον κριθεί αναγκαίο για τον σκοπό της πρόληψης και της αντιμετώπισης προσπαθειών παρεμπόδισης της αναφοράς, παρακώλυσης, ματαίωσης ή καθυστέρησης των μέτρων παρακολούθησης, ιδίως όσον αφορά στις έρευνες, ή προσπαθειών ταυτοποίησης των αναφερόντων, καθώς και για την προστασία τους έναντι αντιποίνων.

12.6. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας δύνανται να μην ικανοποιήσει τα δικαιώματα που παρέχονται από τα άρθρα 15 έως 22 του Γ.Κ.Π.Δ., όταν ασκούνται από τα αναφερόμενα και τρίτα πρόσωπα που κατονομάζονται στην αναφορά, ή προέκυψαν από μέτρα παρακολούθησης σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 5.

12.7. Στις περιπτώσεις περιορισμού των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων που προβλέπονται στις δύο προηγούμενες παραγράφους, ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας λαμβάνει όλα τα αναγκαία τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών των προσώπων.

12.8. Ειδικότερα όσον αφορά τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων ως προς την επεξεργασία προσωπικών τους δεδομένων και τον τρόπο υποβολής σχετικών αιτημάτων, η Εταιρεία ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας παραπέμπει δια της παρούσας στην Πολιτική Απορρήτου και τις ειδικότερες Ενημερώσεις ως προς την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που παρέχει στα φυσικά πρόσωπα με τα οποία συναλλάσσεται ανά περίπτωση.

12.9. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας, σε περίπτωση παραβίασης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, δεν προβαίνει σε ανακοίνωσή της κατά την παρ. 1 του άρθρου 34 του Γ.Κ.Π.Δ. προς το υποκείμενο των δεδομένων, εφόσον η ανακοίνωση αυτή μπορεί να αποβεί επιζήμια για τους επιδιωκόμενους σκοπούς του παρόντος και ενημερώνει σχετικά την Α.Π.Δ.Π.Χ., η οποία μπορεί, αφού ερευνήσει τη συνδρομή των λόγων που επικαλείται, να ζητήσει τη διενέργεια της ανακοίνωσης, εφόσον κρίνει ότι δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις για την παράλειψη της ανακοίνωσης.

13.ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΑΡΑΒΙΑΣΗ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

13.1. Η Εταιρεία επιφυλάσσεται να λάβει οποιοδήποτε ενδεδειγμένο μέτρο σε βάρος οποιουδήποτε εργαζομένου ή πάσης φύσεως συνεργάτη της, εφόσον προκύψει ή διαπιστωθεί με οποιονδήποτε τρόπο ότι α) παρεμπόδισε ή αποπειράθηκε να παρεμποδίσει την υποβολή αναφοράς, σε περιπτώσεις παραβιάσεων που εμπίπτουν στο πεδίο της παρούσας, β) εξέθεσε οποιοδήποτε πρόσωπο που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική σε οποιασδήποτε μορφής δυσμενή μεταχείριση, γ) προέβη σε αντίποινα ή κίνησε κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος προσώπου που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική, δ) παραβίασε την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας αναφέροντος. Η ίδια διαδικασία μπορεί επίσης να ασκηθεί σε περίπτωση που εργαζόμενος, αντισυμβαλλόμενος ή πάσης φύσεως συνεργάτης της σκοπίμως παραπλάνησε την Εταιρεία για οποιοδήποτε υπό διερεύνηση θέμα στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής ή πρόβαλε ψευδείς ισχυρισμούς σε βάρος συναδέλφου, αντισυμβαλλόμενου ή συνεργάτη της Εταιρείας.

14.ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΠΟΛΙΤΙΚΗ

Ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει ότι όλα τα πρόσωπα στα οποία εφαρμόζεται η παρούσα Πολιτική ενημερώνονται ρητώς σχετικά με το περιεχόμενο της. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της αποστολής ενημερωτικού υλικού, email, newsletters ή με άλλο πρόσφορο τρόπο.

15.ΙΣΤΟΡΙΑ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ

Εκδ.    Ημερομηνία    Περιγραφή Αλλαγής    Έκδοση Από
1        15/07/2024       Αρχική Έκδοση               ΥΣΔΔ