1.ΣΚΟΠΟΣ & ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
Η Εταιρεία βασίζεται τακτικά σε συνεργάτες για τη διεξαγωγή των δραστηριοτήτων της, είτε ως διανομείς, αντιπρόσωποι πωλήσεων ή προμηθευτές. Καθώς η συμπεριφορά αυτού του συνεργάτη έχει άμεσο αντίκτυπο στη φήμη της και μπορεί να οδηγήσει σε ποινική, διοικητική και αστική ευθύνη της Εταιρείας, η απόφαση συνεργασίας με τους Επιχειρηματικούς Εταίρους πρέπει να βασίζεται σε ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τον εκτιμώμενο εγγενή κίνδυνο συμμόρφωσης του συνεργάτη.
Αυτή η Πολιτική ισχύει για όλα τα τρίτα μέρη (φυσικά πρόσωπα, νομικές οντότητες κλπ.) που προορίζονται να συνεργαστούν με την Εταιρεία για προώθηση, εμπορία ή μεταπώληση προϊόντων και υπηρεσιών ή την εκτέλεση υπηρεσιών για λογαριασμό της Εταιρείας, εάν οι εν λόγω υπηρεσίες περιλαμβάνουν τακτικές αλληλεπιδράσεις με την Εταιρεία, τους Επιχειρηματικούς Εταίρους και τελικούς πελάτες της.
2.ΑΡΜΟΔΙΟΙ
2.1. Γενικός Διευθυντής
2.2 Αρμόδιοι Τμημάτων
2.2 ΥΣΔΔ
3.ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ
3.1 Επιχειρηματικοί Συνεργάτες/Τρίτα Μέρη- Ορισμός
Ως Επιχειρηματικός Συνεργάτης ή Τρίτο Μέρος ορίζεται κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που δεν απασχολείται από την Εταιρεία, με το οποίο συμβάλλεται η Εταιρεία στο πλαίσιο των συνήθων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της, όπως προμηθευτές, αντιπρόσωποι, διανομείς, σύμβουλοι, μη κερδοσκοπικές οργανώσεις και επιχειρηματικοί συνεργάτες, συμπεριλαμβανομένων, των μερών που ενεργούν εκ μέρους - ή για λογαριασμό - της Εταιρείας
3.2 Γενικές Αρχές
Πριν από οποιαδήποτε συμβατική δέσμευση με έναν συνεργάτη, πρέπει να ενεργοποιηθεί η διαδικασία της Δέουσας επιμέλειας που λαμβάνει υπόψη τους κινδύνους συμμόρφωσης που σχετίζονται με τον Συνεργάτη, το συγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής της δέσμευσης και τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων.
Δεν πρέπει να συναφθεί σύμβαση με κάποιον Συνεργάτη αν δεν υπάρχει τεκμηριωμένη έγκριση των αποτελεσμάτων του ερωτηματολογίου της Δέουσας επιμέλειας.
Σε συνέχεια της έγκρισης από τη διοίκηση, μπορεί να συναφθεί η σύμβαση, υπό την προϋπόθεση ότι οι ισχύουσες ρήτρες συμμόρφωσης και δηλώσεις του Συνεργάτη, σύμφωνα με το επίπεδο κινδύνου, έχουν ενσωματωθεί στη σύμβαση.
3.3 Εγκεκριμένοι Συνεργάτες, Επανάληψη Δέουσας Επιμέλειας
Η έγκριση των συνεργατών ισχύει για περίοδο 3 ετών από την ημερομηνία έγκρισης και ισχύει μόνο για το καθορισμένο πεδίο δραστηριοτήτων για το οποίο έχει χορηγηθεί.
Μετά τη λήξη των 3 ετών από την έγκριση πρέπει να διεξάγεται νέος έλεγχος Δέουσας Επιμέλειας με τη βοήθεια του ερωτηματολογίου, σύμφωνα με την Παρούσα Πολιτική.
4.ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ
4.1 Ταξινόμηση Συνεργάτη σε κατηγορία Κινδύνου
Με βάση το ερωτηματολόγιο δέουσας επιμέλειας, κάθε εγκεκριμένος συνεργάτης θα ταξινομηθεί σε μία από τις τρεις κατηγορίες κινδύνου:
• Χαμηλού κινδύνου.
• Μεσαίου κινδύνου.
• Υψηλού κινδύνου.
Ανάλογα με το επίπεδο κινδύνου, που προκύπτει από την αξιολόγηση των δεδομένων του Συνεργάτη και των συναλλαγών, ο Έλεγχος Δέουσας Επιμέλειας πρέπει να εγκριθεί, είτε μόνο από τον Υπεύθυνο του Συστήματος (για τις περιπτώσεις Χαμηλού Κίνδυνου), ή θα κλιμακωθεί στο 2ο ή 3ο Επίπεδο Συμμόρφωσης για τη διεξαγωγή ενισχυμένης δέουσας επιμέλειας (για τις περιπτώσεις Μεσαίου ή Υψηλού Κινδύνου) πριν από την τελική έγκριση από τον Γενικό Διευθυντή.
Ο Υπεύθυνος του Συστήματος Διαχείρισης της Δωροδοκίας θα πρέπει να αξιολογήσει τα αποτελέσματα του ερωτηματολογίου και να τεκμηριώσει την απόφασή του ως μέρος της διαδικασίας δέουσας επιμέλειας (έγκριση, απόρριψη ή εκ νέου επεξεργασία). Στην περίπτωση που εγκριθεί ο Συνεργάτης, πρέπει να καταταχθεί στην κατηγορία κινδύνου που ανήκει.
4.2 Διαχείριση Συμβάσεων
Για κάθε εγκεκριμένο Συνεργάτη, πρέπει να εφαρμόζονται στη σύμβαση οι κατάλληλες ρήτρες συμμόρφωσης. Ο τύπος της ρήτρας εξαρτάται από το επίπεδο κινδύνου που προκύπτει από τη δέουσα επιμέλεια του σύμφωνα με τις λεπτομέρειες του πίνακα 1 και λαμβάνει υπόψη τυχόν ευρήματα από τη δέουσα επιμέλεια του Συνεργάτη.
Κίνδυνος /Ρήτρες Συμμόρφωσης
Χαμηλός Κίνδυνος /Χωρίς ρήτρες συμμόρφωσης ή απλουστευμένες ρήτρες συμμόρφωσης.
Μέτριος κίνδυνος /Τυποποιημένες ρήτρες συμμόρφωσης για την αντιμετώπιση των ευρημάτων που εντοπίστηκαν κατά τη διαδικασία δέουσας επιμέλειας. Υψηλός Κίνδυνος /Ειδικές ρήτρες συμμόρφωσης για την αντιμετώπιση των ευρημάτων που εντοπίστηκαν κατά τη διαδικασία δέουσας επιμέλειας.
5.ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΠΙΔΟΣΗΣ
5.1 Παρακολούθηση επίδοσης
Ο αρμόδιος Υπεύθυνος Τμήματος θα είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση, καθ' όλη τη διάρκεια της επιχειρηματικής σχέσης, της εκτέλεσης της σύμβασης με τον Συνεργάτη, εφαρμόζοντας κατάλληλα μέτρα που επιτρέπουν στην Εταιρεία να αντιμετωπίσει έγκαιρα τυχόν παραβιάσεις της Πολιτικής κατά της Δωροδοκίας ή / και των ρητρών συμμόρφωσης ή / και των εφαρμοστέων νόμων.
Στο πλαίσιο της παρακολούθησης, ο αρμόδιος Υπεύθυνος Τμήματος τεκμηριώνει ότι οι υπηρεσίες από τον Συνεργάτη έχουν παρασχεθεί σύμφωνα με τη σύμβαση.
Σε αντίθετη περίπτωση, αν υπάρξει οποιαδήποτε κύρωση των όρων της Σύμβασης, ο αρμόδιος Υπεύθυνος Τμήματος υποχρεούται να το αναφέρει στην Διοίκηση για την λήψη κατάλληλων μέτρων.
5.2 Επιθεώρηση
Οι ρήτρες συμμόρφωσης περιέχουν δικαιώματα ελέγχου υπέρ της Εταιρείας. Αυτά τα συμβατικά δικαιώματα ελέγχου εξετάζονται δεόντως και ασκούνται καταλλήλως, με βάση τον κίνδυνο.
Σε περίπτωση που η Εταιρεία λάβει γνώση οποιασδήποτε πιθανής μη συμμόρφωσης από οποιονδήποτε Συνεργάτη, θα ξεκινήσει μια συγκεκριμένη παρακολούθηση της συμμόρφωσης σε αυτό το θέμα πέρα από τον τακτικό προγραμματισμό ελέγχου.
Όπως καθορίζεται κατά περίπτωση, η εν λόγω παρακολούθηση μπορεί να περιλαμβάνει την απαίτηση από τον Συνεργάτη να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες, ή τη διενέργεια επιθεώρησης ή / και την τελική καταγγελία της σύμβασης και τον τερματισμό της επιχειρηματικής σχέσης, κατά περίπτωση.
Η εμβέλεια του ελέγχου καλύπτει τη συμμόρφωση του Συνεργάτη με την Πολιτική κατά της Δωροδοκίας και τυχόν ισχύοντες νόμους, καθώς και ειδικότερα, τα μέτρα που λαμβάνονται και εφαρμόζονται από τον Συνεργάτη για την αποκατάσταση τυχών παραπτωμάτων και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης.
Τα αποτελέσματα του ελέγχου τεκμηριώνονται. Σε περίπτωση ευρημάτων, πρέπει να εκτελούνται και να εφαρμόζονται κατάλληλα μέτρα για την πρόληψη μελλοντικών παραβιάσεων.
6. ΑΡΧΕΙΑ
Αρχεία των παραπάνω εντύπων φυλάσσονται από τον ΥΣΔΔ για 5 χρόνια.
Σχετικά Έγγραφα:
Δ. 33 Δέουσα Επιμέλεια & Οικονομικοί Έλεγχοι
Ε. 33-1 Αξιολόγηση Κρίσιμων Προμηθευτών Συνεργατών
Ε. 33-3 Ερωτηματολόγιο Δ.Ε. για Τρίτα Μέρη
7.ΙΣΤΟΡΙΑ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ
Εκδ. Ημερομηνία Περιγραφή Αλλαγής Έκδοση Από
1 15/07/2024 Αρχική Έκδοση ΥΣΔΔ